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SharePoint ワークフローの比較

SharePoint向けワークフロー製品評価の難しさ

SharePoint ワークフロー で検索すると多数の製品がヒットします。中小企業向け、大企業向けなものや、SharePointの対応度、利用するフォームなど、本当に様々で、多数のワークフロー製品を一個一個調べるのは、非常に手間がかかりますし、そもそもどういう観点で比較するべきかわからないという声を多く伺っております。
SharePoint導入企業へのコンサルティングで多数の実績をもち、何度も製品選定の比較表を作成してきたAbalanceが、SharePointワークフロー製品の評価で見落としてはいけないポイントをお伝えします。

SharePoint向けワークフロー製品評価のポイント

1.SharePointとシームレスに統合可能か

SharePointとストレス無く統合可能かどうかを判定します。
統合されていない商品の場合は、ユーザー管理多重化による負担高や、ワークフローによるSharePointへの操作が難しい等の課題があります。また、サーバーも2重負担となる場合が多いです。

2.機能

やりたい業務が実現出来るか判断するのが次の判定事項となります。
特に、複雑な処理を実施したい場合には、機能評価が重要となります。

特に、良く出てくる要望として、下記のような機能へのニーズがあります。

  • パラレル承認(複数の方に同時に承認依頼し、一番最初の承認、多数決、全員一致などのルールで決める)
  • 代理申請/承認
  • 承認者の委任
  • ステータスによるアクセス制御
  • 承認依頼メールの内容変更
  • 一括承認/却下
  • モバイル対応
  • 自動組織対応変更/ Exchange連携/ ADユーザー追加・削除機能
  • 任意の自動採番コード付与。承認番号付与。
  • 複雑なフォーム(画面バリデーション、入力数値の計算、項目の表示・非表示など)
  • 外部システム連携(SharePointとの連携、外部データベースへの問い合わせ等)
  • 多言語対応

3.フォーム設計ツールの設定と操作容易性

SharePoint標準のフォーム画面は、出来ない事も多いため(例:再計算、画面バリデーション)、ユーザーの操作性を重視する場合には、フォーム設計用のツールが必要になります。各ツールによって、クライアントへのインストールが必要等の注意点があるので、検討する必要があります。
また、運用後の効率を考慮すると、わかりやすいツールを活用すべきであると考えています。

4.ユーザー数とライセンス体系

ユーザー数に応じて、最適なライセンス体系は変わってきます。
一般的には、ユーザー数が増える程、オンプレミスでのサーバー毎のライセンス体系が有利で、ユーザー数が少ない内はクラウドでのユーザー課金のものを利用するのが有利となる傾向があります。ワークフローも、少人数に強いものから、多人数に強いツールまで様々ですので、特徴を見極めて検討対象を選ぶ必要があります。

5.コスト

想定ユーザー数より、想定されるコストを導きます。この際、ライセンス費用だけで判断してはいけません。
多くのワークフローソフトは、専用サーバーが必要であるため、サーバーコストやセットアップにかかるコストや運用コストも含めて比較を行う事が必要です。


SharePoint向けワークフロー製品比較

SharePoint向けのワークフロー製品の比較を行いたい場合には、弊社にお問い合わせください。
既に過去に実施した実績より、各ワークフローツールの大まかな費用感や、一般的に利用されているツール等を効率よく知る事が出来ます。


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